Las reuniones de trabajo las podemos convertir en
efectivas y es más, se pueden convertir en un hábito organizacional y todavía
más, se puede incrustar en la cultura organizacional. Mezclando lo afirmado por Covey (1989) y el DRAE (2001), un hábito es una manera de comportarse, adquirido por
repetición de actos iguales o semejantes, resultante de la convergencia del
conocimiento, habilidades y deseos de la hacer las cosas. Por otro lado, en nuestro Equipo Sinergia, una
reunión de trabajo efectiva es aquella que logra sus objetivos a través de la
emergencia de la inteligencia colectiva de los participantes y con la plena satisfacción de éstos.
Enlazando los conceptos anteriores, para que
una organización lleve a la práctica las reuniones efectivas, debe percibir sus reuniones inmersas en un
ciclo de mejora continua. ¿Cómo lograrlo? Simplemente, dos pasos. Primeramente,
conocer y entender sistémicamente ese ciclo y los subprocesos involucrados en las reuniones
efectivas y como segundo paso, internalizarlo por intermedio de la repetición,
la repetición y la repetición hasta que
se haga parte de la cultura organizacional. Sigo explicando.
Paso 1. Entender sistémicamente el ciclo de mejora continua y
los subprocesos involucrados. El ciclo
de está compuesto por tres subprocesos: planificar, ejecutar y evaluar.
La figura 1, muestra las relaciones entre los subprocesos, los cuales, comento
a continuación.
Planificar. Este proceso recibe como entrada,
del entorno, información de diversa índole como por ejemplo, el propósito de la
reunión, acuerdos, decisiones de la reunión anterior y recursos disponibles.
Además, recibe información acerca de la evaluación de la reunión anterior. Esa
información de evaluación, conjuntamente con la del entorno, permitirá elaborar
un plan y la agenda de la reunión a realizar. El plan especificará básicamente
la logística para apoyar la reunión:
objetivos, duración, lugar, invitados, invitaciones, información/documentación
a repartir o que los invitados deben conocer, refrigerios, recursos necesarios
(computador, videobeam..) y frecuencia de recordatorios para la reunión. La
agenda es el plan de actividades que deben realizarse, en la reunión, para
cumplir con los objetivos. La agenda debe convertirse en la hoja de ruta para
lograr los objetivos de la reunión y debe alimentarse de la minuta de la
reunión anterior para el seguimiento posterior que debe realizarse a los acuerdos establecidos. La figura 1,
muestra las entradas y salidas de este subproceso.
Ejecutar. Es
la ejecución del plan y el desarrollo de la reunión de trabajo
propiamente dicha. En su etapa introductoria, el coordinador de la reunión, da
la bienvenida a los presentes,
comunica el objetivo, la agenda
e igualmente, indica la duración;
también, negocia normas de comportamiento, uso de celulares, duración de las
intervenciones y motiva la participación,
entre otras. La conclusión exitosa de la
etapa introductoria involucra desde el inicio a los presentes, a través
de la negociación, disipando la posible
confusión de los presentes en lo que atañe a su participación y aportes;
además, las normas contribuyen establecer el comportamiento deseado. De esa
manera, los presentes están preparados para ofrecer sus conocimientos, sus
habilidades y el deseo de lograr los objetivos de la reunión. Durante el
desarrollo de la reunión, el secretario, registra en la minuta los acuerdos y
decisiones tomadas. Este documento es fundamental para controlar y mantener la
historia de cada reunión. El coordinador continuamente debe monitorear el
desarrollo de la reunión y tomar las medidas necesarias para encausar la
reunión hacia los objetivos.
Circunstancialmente,
pueden emerger situaciones inesperadas como conflictos y es necesario
enfrentarlos para que la reunión siga su curso normal y logre los objetivos. No
es conveniente rehuir a las situaciones inesperadas pues pueden ser una
oportunidad para el aprendizaje y nuevas ideas. En la figura 1, se observa la
interacción de este subproceso con los demás.
Evaluar. Es el proceso más olvidado y en muy
pocas organizaciones se practica. La evaluación debe realizarla el coordinador
con los presentes, una vez concluido, el subproceso anterior; ella, debe proporcionar información que realimenta todos
los subprocesos anteriores, tal como se muestra en figura 1, con el objetivo de actuar sobre aquellos
aspectos resultantes de la evaluación. La evaluación debe responder las siguientes preguntas: ¿se lograron los
objetivos? ¿Por qué? ¿Funcionó el plan? ¿Por qué? ¿Seguimos la agenda? ¿Por
qué? ¿Participaron los presentes como se
esperaba? ¿Por qué? ¿Funcionaron los recursos? ¿Por qué? La información
generada en la evaluación son las lecciones aprendidas y básicamente debe
indicarnos qué repetir y qué no repetir para la siguiente reunión. Esto dispara
el ciclo de mejora continua.
Paso 2. Repetir los subprocesos anteriores,
tomando en cuenta las lecciones
aprendidas de la evaluación para mejorar continuamente las reuniones. Recuerde
la repetición hace el hábito.
Resumiendo, las
reuniones efectivas de trabajo pueden ser un hábito si las enmarcamos en un ciclo de mejora continua, constituido
de subprocesos que interactúan sistémicamente para lograr el objetivo. El ciclo
de mejora continua asegura que cada
nueva reunión es mejor que la anterior. Desde
ya debemos comenzar a practicar y practicar esos dos pasos y sus tres subprocesos
hasta que se conviertan en un hábito de nuestra organización y en nuestros equipos de trabajo. De esa manera,
emergerá la inteligencia colectiva producto del conocimiento, las habilidades, el
deseo de hacer las cosas y la plena satisfacción
de los participantes en dichas reuniones. Ahora a mejorar nuestras
reuniones!!!!
Referencia
Bibliográfica
Covey S. (2011).
LOS 7 HÁBITOS DE LA GENTE ALTAMENTE EFECTIVA. Editorial PAIDOS IBERICA
Real
Academia Española (2001). Diccionario de la Lengua Española. Edición 22. Disponible
en www.rae.es. Fecha de consulta 10/02/2014.
El Equipo SInergia. Disponible en http://elequiposinergia.blogspot.com/
