lunes, 17 de febrero de 2014

REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS: ¿PUEDEN SER UN HÁBITO?





Por Carlos Primera (carlos.primera@gmail.com).

Las  reuniones de trabajo las podemos convertir en efectivas y es más, se pueden convertir en un hábito organizacional y todavía más, se puede incrustar en la cultura organizacional.  Mezclando lo afirmado por Covey (1989) y  el DRAE (2001), un hábito es  una manera de comportarse, adquirido por repetición de actos iguales o semejantes, resultante de la convergencia del conocimiento, habilidades y deseos de la hacer las cosas.  Por otro lado, en nuestro Equipo Sinergia, una reunión de trabajo efectiva es aquella que logra sus objetivos a través de la emergencia de la inteligencia colectiva de los participantes y  con la plena satisfacción de éstos.

 Enlazando los conceptos anteriores, para que una organización lleve a la práctica las reuniones efectivas,  debe percibir sus reuniones inmersas en un ciclo de mejora continua. ¿Cómo lograrlo? Simplemente, dos pasos. Primeramente, conocer y entender  sistémicamente  ese ciclo y  los subprocesos involucrados en las reuniones efectivas y como segundo paso, internalizarlo por intermedio de la repetición, la repetición y la repetición  hasta que se haga parte de la cultura organizacional. Sigo explicando.


Paso 1. Entender sistémicamente el ciclo de mejora continua y los subprocesos involucrados. El ciclo  de está compuesto por tres subprocesos: planificar, ejecutar y evaluar. La figura 1, muestra las relaciones entre los subprocesos, los cuales, comento a continuación.

Planificar. Este proceso recibe como entrada, del entorno, información de diversa índole como por ejemplo, el propósito de la reunión, acuerdos, decisiones de la reunión anterior y recursos disponibles. Además, recibe información acerca de la evaluación de la reunión anterior. Esa información de evaluación, conjuntamente con la del entorno, permitirá elaborar un plan y la agenda de la reunión a realizar. El plan especificará básicamente la logística para apoyar  la reunión: objetivos, duración, lugar, invitados, invitaciones, información/documentación a repartir o que los invitados deben conocer, refrigerios, recursos necesarios (computador, videobeam..) y frecuencia de recordatorios para la reunión. La agenda es el plan de actividades que deben realizarse, en la reunión, para cumplir con los objetivos. La agenda debe convertirse en la hoja de ruta para lograr los objetivos de la reunión y debe alimentarse de la minuta de la reunión anterior para el seguimiento posterior que debe realizarse  a los acuerdos establecidos. La figura 1, muestra las entradas y salidas de este subproceso.

Ejecutar. Es  la ejecución del plan y el desarrollo de la reunión de trabajo propiamente dicha. En su etapa introductoria, el coordinador de la reunión, da la bienvenida a los presentes,  comunica  el objetivo, la agenda e  igualmente, indica la duración; también, negocia normas de comportamiento, uso de celulares, duración de las intervenciones y motiva la participación,  entre otras. La conclusión exitosa de la  etapa introductoria involucra desde el inicio a los presentes, a través de la negociación,  disipando la posible confusión de los presentes en lo que atañe a su participación y aportes; además, las normas contribuyen establecer el comportamiento deseado. De esa manera, los presentes están preparados para ofrecer sus conocimientos, sus habilidades y el deseo de lograr los objetivos de la reunión. Durante el desarrollo de la reunión, el secretario, registra en la minuta los acuerdos y decisiones tomadas. Este documento es fundamental para controlar y mantener la historia de cada reunión. El coordinador continuamente debe monitorear el desarrollo de la reunión y tomar las medidas necesarias para encausar la reunión hacia los objetivos.






Circunstancialmente, pueden emerger situaciones inesperadas como conflictos y es necesario enfrentarlos para que la reunión siga su curso normal y logre los objetivos. No es conveniente rehuir a las situaciones inesperadas pues pueden ser una oportunidad para el aprendizaje y nuevas ideas. En la figura 1, se observa la interacción de este subproceso con los demás.

Evaluar. Es el proceso más olvidado y en muy pocas organizaciones se practica. La evaluación debe realizarla el coordinador con los presentes, una vez concluido, el subproceso anterior;  ella, debe  proporcionar información que realimenta todos los subprocesos anteriores, tal como se muestra en figura 1,  con el objetivo de actuar sobre aquellos aspectos resultantes de la evaluación. La evaluación debe responder las  siguientes preguntas: ¿se lograron los objetivos? ¿Por qué? ¿Funcionó el plan? ¿Por qué? ¿Seguimos la agenda? ¿Por qué? ¿Participaron los presentes  como se esperaba? ¿Por qué? ¿Funcionaron los recursos? ¿Por qué? La información generada en la evaluación son las lecciones aprendidas y básicamente debe indicarnos qué repetir y qué no repetir para la siguiente reunión. Esto dispara el ciclo de mejora continua.


Paso 2. Repetir los subprocesos anteriores,  tomando en cuenta las lecciones aprendidas de la evaluación para mejorar continuamente las reuniones. Recuerde la repetición hace el hábito.


Resumiendo, las reuniones efectivas de trabajo pueden ser un hábito si las  enmarcamos en un ciclo de mejora continua, constituido de subprocesos que interactúan sistémicamente para lograr el objetivo. El ciclo de mejora continua asegura  que cada nueva reunión es mejor que la anterior.  Desde ya debemos comenzar a practicar y practicar esos dos pasos y sus tres subprocesos hasta que se conviertan en un hábito de nuestra organización y  en nuestros equipos de trabajo. De esa manera, emergerá la inteligencia colectiva producto del conocimiento, las habilidades, el deseo de hacer las cosas  y la plena satisfacción de los participantes en dichas reuniones. Ahora a mejorar nuestras reuniones!!!!


Referencia Bibliográfica

Covey S. (2011). LOS 7 HÁBITOS DE LA GENTE ALTAMENTE EFECTIVA. Editorial PAIDOS IBERICA

Real Academia Española (2001). Diccionario de la Lengua Española. Edición 22. Disponible en www.rae.es. Fecha de consulta 10/02/2014.

El Equipo SInergia. Disponible en http://elequiposinergia.blogspot.com/