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sábado, 22 de marzo de 2014

Diplomado Gerencia de la Comunicación


El día de hoy, 22-03-2014, el Equipo SInergia facilitó el Taller Trabajo en Equipo y Comunicación en el marco del Diplomado en Gerencia de la Comunicación. Fue una mañana maravillosa para compartir saberes y conocimiento.
El grupo con el cual trabajamos estuvo compuesto de personas proactivas, muy alegres y participativas que hicieron posible el logro de los objetivos del taller. De parte de SInergia les damos las gracias por todo su empeño y enseñanzas que nos dejaron.
Fue un placer trabajar con ustedes. Hasta pronto. 

domingo, 9 de marzo de 2014

¿Cómo conformar un equipo de trabajo desde cero?




Por Carlos Primera.

Carlos.primera@gmail.com


Quizás, en alguna circunstancia nos enfrentemos a la necesidad de conformar un equipo de trabajo en nuestra organización o en nuestra comunidad. La pregunta que inmediatamente surge es: ¿cómo lo hago?  Puedes hacerlo a través de un proceso sistemático compuesto de cuatro (4) pasos, tal como se indica en la figura 1. 


Paso 1. Defina las características del proyecto que acometerá el equipo. Según la Guía del PMBOK® (2004) un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La temporalidad se refiere a la duración y significa que cada proyecto tiene un inicio y un final definido; el final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando se hace evidente  que los objetivos del proyecto no podrán ser alcanzados, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado.

En este paso se debe identificar y definir, acerca del proyecto, la siguiente información: objetivos, metas, alcance, especificaciones, recursos requeridos, actividades, tareas  y metas. Toda la información anterior es el resultado de la planificación del proyecto y no necesariamente debe ser detallada, en este paso. El saber acerca de las actividades y tareas permite determinar los conocimientos, habilidades y actitudes  técnicas y de equipo requeridas  para llevar a cabo dichas actividades y tareas. En general,  la información indicada anteriormente define el perfil requerido, para los miembros del equipo, que se desea conformar.



Figura 1. Cómo conformar un equipo de trabajo. Fuente: Primera (2014).


Paso 2. Identifique las competencias técnicas y de trabajo en equipo de los miembros potenciales. A cada miembro potencial se le determina sus  competencias técnicas y sus competencias para trabajar en equipo. Las competencias técnicas son aquellas que le proporcionan al individuo el conocimiento, las habilidades y las actitudes necesarias para realizar las tareas encomendadas según los roles y responsabilidades asignadas. Las competencias de equipo también se refieren al conocimiento, habilidades y actitudes del individuo para trabajar en equipo. Esas competencias según Salas (2011), se refieren a: cooperación, coordinación, comunicación, cognición, coaching, conflicto, cultura y contexto.


Paso 3. Seleccione los miembros del equipo. Para ello, compare los conocimientos técnicos y de equipo que requiere el proyecto, determinadas en el paso 1,  con las competencias técnicas  y de equipo,  identificadas en el paso 2. Los miembros potenciales que cumplan con el perfil requerido pasarán a formar parte del equipo.


Paso 4. Entrene al equipo en lo que Salas, Sims y Burke (2005) denominan los cinco grandes componentes del trabajo en equipo: liderazgo de equipo, monitoreo mutuo de desempeño, comportamiento de respaldo, adaptabilidad y orientación de equipo.  El liderazgo se encarga de que todos los miembros internalicen las características del proyecto, conjuntamente con las actividades y roles de cada uno debe cumplir. Además, promueve la cooperación, apoyo, comunicación  y flexibilidad del equipo. El liderazgo debe distribuirse entre todos los miembros del equipo, prevaleciendo una cultura de confianza y armonía, entre los miembros.


En resumen, la conformación de un equipo de trabajo no es ninguna actividad trivial. Para hacerlo, con ciertas probabilidades de éxito, de acometerse a través de un proceso sistemático de cuatro pasos: definir características del proyecto, identificar las competencias técnicas y de trabajo requeridas para acometer el proyecto, seleccionar las personas que cumplan con las competencias requeridas y finalmente, entrenar al equipo en los cinco grandes componentes del trabajo en equipo.

  



Referencia Bibliográfica.

Project Management Institute. (2004). Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) Tercera Edición.


Salas E. (2011). The Science of Teamwork: What Matter in Teams and Teams Leaders. Conferencia en NYU Wagner. Disponible en http://wagner.nyu.edu/news/newsstory/722.


Salas, E., Sims, D. E. & Burke, C.S. (2005). Is there a “big five” in teamwork? Small Group Research, 36(5), 555


lunes, 3 de marzo de 2014

Los Cinco Grandes Componentes de los Equipos de Trabajo.



Por Carlos Primera.

carlos.primera@gmail.com


Hace unos días me conseguí con María, antigua compañera de trabajo. Me dice entusiasmada que actualmente forma parte de un equipo de trabajo, muy exitoso en su organización. Le pregunté cómo lo han lo grado y me respondió lo siguiente: primeramente, el equipo se conformó en base a las características del proyecto y desde allí, hemos puesto en práctica lo que que Salas, Sims y Burke (2005) denominan los cinco grandes  componentes de un equipo de trabajo; ellos también los llaman “big five”. Los mencionados autores aseguran que un equipo de trabajo debe hacer operativo cinco (5) componentes: liderazgo de equipo (LE), monitoreo mutuo de desempeño, comportamiento de respaldo, adaptabilidad y orientación de equipo.


Liderazgo de Equipo. Está compuesto del modelo mental compartido, la facilitación de la adaptabilidad y el establecimiento de las expectativas de conducta y de rendimiento de cada miembro. El modelo mental abarca  los objetivos, las limitaciones potenciales, los roles de cada miembro del equipo y los recursos disponibles. Eso clarifica lo que todos deben hacer  y cuándo debe estar terminado, además, alerta acerca  de lo que hacen los demás y respaldar a los compañeros, cuando sea necesario.  El líder también debe preparar al equipo para reaccionar ante cualquier eventualidad que surja del entorno, siendo flexible para adaptarse  a cualquier cambio.  La cultura del equipo es responsabilidad del liderazgo, el cual debe ser compartido entre todos los miembros; esa cultura debe cimentar un clima de trabajo armonioso, de confianza,  alegre y siempre facilitando el trabajo colectivo e individual. 


El monitoreo mutuo del rendimiento. Se refiere a estar  pendiente de los compañeros de equipo, de su trabajo y de sus responsabilidades; eso no significa, espiar  lo que hacen los demás, sino monitorizar para detectar anomalías, en las tareas o roles, que podrían afectar el desempeño del equipo y que deben solventarse. Es importante señalar que este monitoreo es posible cuando los miembros se tienen confianza y conocen las responsabilidades de los demás. Es tarea del líder promover esa confianza y ese conocimiento.


Comportamiento de respaldo. Es la consecuencia del componente anterior. Una vez que se detecta la necesidad de solventar alguna situación anómala, los miembros del equipo deben proporcionar los recursos y el esfuerzo necesario para eliminar la anomalía. La solución puede  consistir en proporcionar realimentación al compañero del equipo o asistirlo para  completarle la tarea o bien, asumir su rol. En cualquiera de las  situaciones que se presente, la idea es apoyar para el respaldo de los compañeros cuando la situación lo amerite.  


Adaptabilidad. Trata sobre la flexibilidad de acción del equipo para cumplir con los objetivos o para reaccionar frente situaciones inesperadas. Es  la capacidad que debe tener el equipo  para adaptarse  a las circunstancias y reaccionar para hacer los ajustes necesarios. Para activar la adaptabilidad, es necesario reconocer la desviación de la operación normal y hacer las acciones de ajuste necesarias. La adaptabilidad hace posible el comportamiento de respaldo.


Orientación a trabajar en equipo. Se refiere a la actitud de los miembros del equipo para trabajar colectivamente. Eso se manifiesta en el  gusto para  trabajar con los demás y estar pendiente de mejorar el rendimiento individual  a través de la coordinación, evaluación  y utilización de la información compartida  entre todos.


Resumiendo nuestra experiencia, dice María, hemos comprendido que  los cinco componentes son las bases del trabajo en equipo porque nos ha permitido hacer operativo el liderazgo, el monitoreo mutuo, el respaldo, la adaptabilidad y la orientación de equipo. Ningún equipo puede ser exitoso si no asimila correctamente esos componentes. Estoy de acuerdo.

Conociendo, a través de la experiencia de María,  cuáles son los componentes fundamentales del equipo de trabajo, a partir de ahora, debemos comenzar a trabajar en ellos para cimentarlos e internalizarlos, en cada uno de los miembros de nuestro equipo de trabajo; para lograrlo, el equipo debe entrenarse así como lo hace, por ejemplo, un equipo de fútbol profesional. El entrenamiento adecuado permitirá asimilar  los cinco grandes y de esa manera, las posibilidades de éxito del equipo se incrementarán.



Referencias Bibliográficas.

Salas, E., Sims, D. E. & Burke, C.  (2005). Is there a “big five” in teamwork?  Small Group Research, 36(5), 555

lunes, 17 de febrero de 2014

REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS: ¿PUEDEN SER UN HÁBITO?





Por Carlos Primera (carlos.primera@gmail.com).

Las  reuniones de trabajo las podemos convertir en efectivas y es más, se pueden convertir en un hábito organizacional y todavía más, se puede incrustar en la cultura organizacional.  Mezclando lo afirmado por Covey (1989) y  el DRAE (2001), un hábito es  una manera de comportarse, adquirido por repetición de actos iguales o semejantes, resultante de la convergencia del conocimiento, habilidades y deseos de la hacer las cosas.  Por otro lado, en nuestro Equipo Sinergia, una reunión de trabajo efectiva es aquella que logra sus objetivos a través de la emergencia de la inteligencia colectiva de los participantes y  con la plena satisfacción de éstos.

 Enlazando los conceptos anteriores, para que una organización lleve a la práctica las reuniones efectivas,  debe percibir sus reuniones inmersas en un ciclo de mejora continua. ¿Cómo lograrlo? Simplemente, dos pasos. Primeramente, conocer y entender  sistémicamente  ese ciclo y  los subprocesos involucrados en las reuniones efectivas y como segundo paso, internalizarlo por intermedio de la repetición, la repetición y la repetición  hasta que se haga parte de la cultura organizacional. Sigo explicando.


Paso 1. Entender sistémicamente el ciclo de mejora continua y los subprocesos involucrados. El ciclo  de está compuesto por tres subprocesos: planificar, ejecutar y evaluar. La figura 1, muestra las relaciones entre los subprocesos, los cuales, comento a continuación.

Planificar. Este proceso recibe como entrada, del entorno, información de diversa índole como por ejemplo, el propósito de la reunión, acuerdos, decisiones de la reunión anterior y recursos disponibles. Además, recibe información acerca de la evaluación de la reunión anterior. Esa información de evaluación, conjuntamente con la del entorno, permitirá elaborar un plan y la agenda de la reunión a realizar. El plan especificará básicamente la logística para apoyar  la reunión: objetivos, duración, lugar, invitados, invitaciones, información/documentación a repartir o que los invitados deben conocer, refrigerios, recursos necesarios (computador, videobeam..) y frecuencia de recordatorios para la reunión. La agenda es el plan de actividades que deben realizarse, en la reunión, para cumplir con los objetivos. La agenda debe convertirse en la hoja de ruta para lograr los objetivos de la reunión y debe alimentarse de la minuta de la reunión anterior para el seguimiento posterior que debe realizarse  a los acuerdos establecidos. La figura 1, muestra las entradas y salidas de este subproceso.

Ejecutar. Es  la ejecución del plan y el desarrollo de la reunión de trabajo propiamente dicha. En su etapa introductoria, el coordinador de la reunión, da la bienvenida a los presentes,  comunica  el objetivo, la agenda e  igualmente, indica la duración; también, negocia normas de comportamiento, uso de celulares, duración de las intervenciones y motiva la participación,  entre otras. La conclusión exitosa de la  etapa introductoria involucra desde el inicio a los presentes, a través de la negociación,  disipando la posible confusión de los presentes en lo que atañe a su participación y aportes; además, las normas contribuyen establecer el comportamiento deseado. De esa manera, los presentes están preparados para ofrecer sus conocimientos, sus habilidades y el deseo de lograr los objetivos de la reunión. Durante el desarrollo de la reunión, el secretario, registra en la minuta los acuerdos y decisiones tomadas. Este documento es fundamental para controlar y mantener la historia de cada reunión. El coordinador continuamente debe monitorear el desarrollo de la reunión y tomar las medidas necesarias para encausar la reunión hacia los objetivos.






Circunstancialmente, pueden emerger situaciones inesperadas como conflictos y es necesario enfrentarlos para que la reunión siga su curso normal y logre los objetivos. No es conveniente rehuir a las situaciones inesperadas pues pueden ser una oportunidad para el aprendizaje y nuevas ideas. En la figura 1, se observa la interacción de este subproceso con los demás.

Evaluar. Es el proceso más olvidado y en muy pocas organizaciones se practica. La evaluación debe realizarla el coordinador con los presentes, una vez concluido, el subproceso anterior;  ella, debe  proporcionar información que realimenta todos los subprocesos anteriores, tal como se muestra en figura 1,  con el objetivo de actuar sobre aquellos aspectos resultantes de la evaluación. La evaluación debe responder las  siguientes preguntas: ¿se lograron los objetivos? ¿Por qué? ¿Funcionó el plan? ¿Por qué? ¿Seguimos la agenda? ¿Por qué? ¿Participaron los presentes  como se esperaba? ¿Por qué? ¿Funcionaron los recursos? ¿Por qué? La información generada en la evaluación son las lecciones aprendidas y básicamente debe indicarnos qué repetir y qué no repetir para la siguiente reunión. Esto dispara el ciclo de mejora continua.


Paso 2. Repetir los subprocesos anteriores,  tomando en cuenta las lecciones aprendidas de la evaluación para mejorar continuamente las reuniones. Recuerde la repetición hace el hábito.


Resumiendo, las reuniones efectivas de trabajo pueden ser un hábito si las  enmarcamos en un ciclo de mejora continua, constituido de subprocesos que interactúan sistémicamente para lograr el objetivo. El ciclo de mejora continua asegura  que cada nueva reunión es mejor que la anterior.  Desde ya debemos comenzar a practicar y practicar esos dos pasos y sus tres subprocesos hasta que se conviertan en un hábito de nuestra organización y  en nuestros equipos de trabajo. De esa manera, emergerá la inteligencia colectiva producto del conocimiento, las habilidades, el deseo de hacer las cosas  y la plena satisfacción de los participantes en dichas reuniones. Ahora a mejorar nuestras reuniones!!!!


Referencia Bibliográfica

Covey S. (2011). LOS 7 HÁBITOS DE LA GENTE ALTAMENTE EFECTIVA. Editorial PAIDOS IBERICA

Real Academia Española (2001). Diccionario de la Lengua Española. Edición 22. Disponible en www.rae.es. Fecha de consulta 10/02/2014.

El Equipo SInergia. Disponible en http://elequiposinergia.blogspot.com/

jueves, 30 de enero de 2014

Diplomado Gerencia Estratégica

El pasado Sábado 25/01/2014 comenzó una nueva cohorte del exitoso Diplomado Gerencia Estratégica, en el Decanato de Ciencias y Tecnología de la UCLA, organizado por los Profesores Hernán Alvarado y Manuel Crespo. 
Al  Equipo SInergia nos correspondió iniciar con el Módulo "Interacción en los Equipos de Trabajo". Fue una mañana maravillosa por la oportunidad de compartir con personas proactivas y con deseos de hacer cambios en sus organizaciones. Les deseamos éxito en este nuevo reto que se plantean.


Poema: Futuro de Éxito
Autores (Mentes Diversas): Wilmer Yépez, Solangel Cañizales, Simón Gutiérrez, Onaris Coronel, Mariel Bastidas, Alexandra Rodríguez.


       Verso I
Hoy emprendemos un destino que debemos alcanzar.
El éxito como equipo hemos de alcanzar
Con esfuerzo y dedicación, lo vamos a lograr.
En nuestra organización las ideas debemos sembrar