Por Carlos Primera.
Las reuniones de trabajo organizacionales son necesarias
porque permiten explotar la inteligencia colectiva que surge, cuando la reunión
es efectiva. Para el Equipo SInergia
(2013), una reunión efectiva, es aquella que logra sus objetivos a través de la
emergencia de la inteligencia colectiva de los participantes y con la plena satisfacción de ellos. Cuando la
reunión de trabajo es efectiva, la organización invierte su dinero en una
actividad que le aporta valor; por el contrario, cuando la reunión no logra sus
objetivos, se está dilapidando dinero que la organización podría usar de una
manera productiva.
Si aceptamos la dualidad de las reuniones, como aporte de
valor o una forma enmascarada para dilapidar dinero, es entonces necesario determinar
el costo de las reuniones que realiza mi
organización, en un período de tiempo, por ejemplo un año. Para ello, debemos
convertirnos en lo que Redman (2013) denomina “científico de datos” (Data
Scientist) y partir de una interrogante. Nuestra interrogante es: ¿estamos
invirtiendo o dilapidando dinero en nuestras reuniones de trabajo? La respuesta
la obtendremos por intermedio de los procesos de recolección de datos, el procesamiento de dichos datos y finalmente, analizar la información
resultante del procesamiento.
Para la recolección de datos, es necesario obtener un
registro de cada reunión del año y establecer si se cumplieron los objetivos en
su totalidad; además, el número de personas participantes, el salario promedio/
por hora de los participantes y la duración de la reunión. Para ejemplificar
este cálculo, asumamos que en una organización hubo cincuenta (50) reuniones en
el año; de ellas, solamente veinte (20) lograron completamente su objetivo. En
esas reuniones efectivas, el promedio de participantes fue de cinco (5)
personas, con un salario promedio/hora de Bs. 150 y la duración promedio, de
dos (2) horas. Para las reuniones que no lograron su objetivo (30), el promedio
de participantes fue ocho (8) personas, con un salario promedio/hora de Bs.
100 y su duración promedio fue de tres
(3) horas. Con los datos anteriores se procede al cálculo de costo anual,
usando la siguiente fórmula. Los resultados se muestran en la Tabla 1.
Costo reuniones/año= Número de_reuniones X Número promedio_personas X salario_promedio/hora X duración_promedio_reuniones.
Tabla 1. Costo de
Reuniones .vs. Objetivos Logrados.
LOGRO DE OBJETIVOS
(100%)
|
||
VARIABLES
|
COMPLETAMENTE
|
INCOMPLETOS
|
Número de Reuniones
|
20
|
30
|
Promedio de personas en la reunión
|
5
|
8
|
Salario Promedio/hora
|
150
|
100
|
Duración Promedio de las Reuniones
|
2
|
3
|
Costo (Bs.)
|
30.000
|
72.000
|
La tabla 1 indica que las reuniones con el logro total de
sus objetivos, alcanzaron la cifra de
treinta mil bolívares (30.000) y su contraparte, las que no lograron sus
objetivos, registraron un monto de setenta y dos mil bolívares (72.000). En
total las reuniones costaron, a esa organización, ciento dos mil bolívares
(102.000). Es importante resaltar que no siempre las reuniones que cumplen
cabalmente con los objetivos, son menos costosas, en este caso, los datos
usados generaron los resultados indicados.
Para desentrañar lo que indican los resultados, procedemos
al análisis. Por un simple cálculo, determinamos que solamente el 40% de las
reuniones pueden considerarse como contribuyentes al valor de la organización y
por lo tanto, pueden verse como una inversión de Bs. Treinta mil (30.000). Las reuniones improductivas representan el 60%
de las reuniones del año y la organización dilapidó en ellas, setenta y dos mil
bolívares (72.000). Es importante resaltar que los costos indicados se incrementan si agregamos otros, como: costo del local para la reaunión, uso de equipos y conexión a Internet, entre otros.
Sobre la base del
ejemplo anterior, nos damos cuenta que las reuniones que no logran sus
objetivos, no solamente pueden
calificarse como “pérdida de tiempo” o
“aburridas”, también conllevan el
desperdicio de dinero que la empresa podría invertir en actividades que aporten
valor.
¿Cómo evitar ese desperdicio de dinero?, sencillo, aplicando
el principio, “medir es mejorar”. Desde ya empieza a llevar un registro del
costo de cada reunión y lo relacionas
con el logro de los objetivos, para utilizarlo como un indicador. Ese
indicador va a permitir monitorear la ejecución de las reuniones de trabajo
y cuando sea necesario, te permitirá realizar
las acciones necesarias para que le
aporten valor a la organización.
No lo dejes para más tarde, después de cada reunión de
trabajo, evalúa: ¿en esta reunión agregamos valor a la organización o dilapidamos el
dinero? Recuerda que la clave está en el logro de los objetivos.
REFERENCIAS
BIBLIOGRÁFICAS.
Redman T.
(2013). How to Start Thinking Like a data Scientist. Disponible en http://blogs.hbr.org/2013/11/how-to-start-thinking-like-a-data-scientist Fecha de Consulta 05/12/2013.
