Reuniones de Trabajo: ¿Inversión o Desperdicio de Dinero?

Por Carlos Primera.

Las reuniones de trabajo organizacionales son necesarias porque permiten explotar la inteligencia colectiva que surge, cuando la reunión es efectiva. Para el Equipo SInergia (2013), una reunión efectiva, es aquella que logra sus objetivos a través de la emergencia de la inteligencia colectiva de los participantes y con  la plena satisfacción de ellos. Cuando la reunión de trabajo es efectiva, la organización invierte su dinero en una actividad que le aporta valor; por el contrario, cuando la reunión no logra sus objetivos, se está dilapidando dinero que la organización podría usar de una manera productiva.

Si aceptamos la dualidad de las reuniones, como aporte de valor o una forma enmascarada para dilapidar dinero, es entonces necesario determinar el costo de  las reuniones que realiza mi organización, en un período de tiempo, por ejemplo un año. Para ello, debemos convertirnos en lo que Redman (2013) denomina “científico de datos” (Data Scientist) y partir de una interrogante. Nuestra interrogante es: ¿estamos invirtiendo o dilapidando dinero en nuestras reuniones de trabajo? La respuesta la obtendremos por intermedio de los procesos de recolección de  datos, el procesamiento de dichos datos  y finalmente, analizar la información resultante del procesamiento.

Para la recolección de datos, es necesario obtener un registro de cada reunión del año y establecer si se cumplieron los objetivos en su totalidad; además, el número de personas participantes, el salario promedio/ por hora de los participantes y la duración de la reunión. Para ejemplificar este cálculo, asumamos que en una organización hubo cincuenta (50) reuniones en el año; de ellas, solamente veinte (20) lograron completamente su objetivo. En esas reuniones efectivas, el promedio de participantes fue de cinco (5) personas, con un salario promedio/hora de Bs. 150 y la duración promedio, de dos (2) horas. Para las reuniones que no lograron su objetivo (30), el promedio de participantes fue ocho (8) personas, con un salario promedio/hora de Bs. 100  y su duración promedio fue de tres (3) horas. Con los datos anteriores se procede al cálculo de costo anual, usando la siguiente fórmula. Los resultados se muestran en la Tabla 1.

Costo reuniones/año=       Número de_reuniones X Número promedio_personas X salario_promedio/hora X duración_promedio_reuniones.

Tabla 1. Costo de Reuniones .vs. Objetivos Logrados.

	LOGRO DE OBJETIVOS (100%)
VARIABLES	COMPLETAMENTE	INCOMPLETOS
Número de Reuniones	20	30
Promedio de personas en la reunión	5	8
Salario Promedio/hora	150	100
Duración Promedio de las Reuniones	2	3
Costo (Bs.)	30.000	72.000

La tabla 1 indica que las reuniones con el logro total de sus  objetivos, alcanzaron la cifra de treinta mil bolívares (30.000) y su contraparte, las que no lograron sus objetivos, registraron un monto de setenta y dos mil bolívares (72.000). En total las reuniones costaron, a esa organización, ciento dos mil bolívares (102.000). Es importante resaltar que no siempre las reuniones que cumplen cabalmente con los objetivos, son menos costosas, en este caso, los datos usados generaron los resultados indicados.

Para desentrañar lo que indican los resultados, procedemos al análisis. Por un simple cálculo, determinamos que solamente el 40% de las reuniones pueden considerarse como contribuyentes al valor de la organización y por lo tanto, pueden verse como una inversión de Bs. Treinta mil (30.000).  Las reuniones improductivas representan el 60% de las reuniones del año y la organización dilapidó en ellas, setenta y dos mil bolívares (72.000). Es importante resaltar que los costos indicados se incrementan si agregamos otros, como: costo del local para la reaunión, uso de equipos y conexión a Internet, entre otros.

Sobre la base  del ejemplo anterior, nos damos cuenta que las reuniones que no logran sus objetivos,  no solamente pueden calificarse como  “pérdida de tiempo” o “aburridas”, también conllevan  el desperdicio de dinero que la empresa podría invertir en actividades que aporten valor.

¿Cómo evitar ese desperdicio de dinero?, sencillo, aplicando el principio, “medir es mejorar”. Desde ya empieza a llevar un registro del costo de cada reunión y lo relacionas  con el logro de los objetivos, para utilizarlo como un indicador. Ese indicador va a permitir monitorear la ejecución de las reuniones de trabajo y  cuando sea necesario, te permitirá realizar las acciones necesarias para  que le aporten valor a la organización.

No lo dejes para más tarde, después de cada reunión de trabajo, evalúa: ¿en esta reunión agregamos  valor a la organización o dilapidamos el dinero? Recuerda que la clave está en el logro de los objetivos.

REFERENCIAS  BIBLIOGRÁFICAS.

Redman T. (2013). How to Start Thinking Like a data Scientist. Disponible en http://blogs.hbr.org/2013/11/how-to-start-thinking-like-a-data-scientist  Fecha de Consulta 05/12/2013.